Kesekretariatan Pengadilan Negeri

Kesekretariatan Pengadilan Negeri

Berdasarkan Peraturan Mahkamah Agung (PERMA) Nomor 7 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kepaniteraan dan Kesekretariatan Peradilan, dapat disimpulkan bahwa Kesekretariatan Pengadilan Negeri adalah aparatur tata usaha negara yang dalam menjalankan tugas dan fungsinya berada di bawah dan bertanggungjawab langsung kepada Ketua Pengadilan Negeri yang mana Kesekretariatan Pengadilan Negeri dipimpin oleh Sekretaris.

Tugas Kesekretariatan

Kesekretariatan Pengadilan Negeri mempunyai tugas melaksanakan pemberian dukungan di bidang administrasi, organisasi, keuangan, sumber daya manusia, serta sarana dan prasarana di lingkungan Pengadilan Negeri sebagaimana ditegaskan dalam PERMA Nomor 5 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kepaniteraan dan Kesekretariatan Peradilan. Untuk melaksanakan fungsi kesekretariatan tersebut, berdasarkan Perma Nomor 7 Tahun 2015, Kesekretariatan Pengadilan Negeri pada umumnya terdiri atas Subbagian Perencanaan, Teknologi Informasi, dan Pelaporan; Subbagian Kepegawaian, Organisasi dan Tata Laksana; dan Subbagian Umum dan Keuangan, yang masing-masing mempunyai tugas:

• Secara umum, Subbagian Kepegawaian dan Organisasi dan Tata Laksana (Ortala) bertugas menyiapkan bahan terkait pelaksanaan urusan kepegawaian, serta melakukan penataan organisasi dan tata laksana di lingkungan Pengadilan Negeri.
• Tugas utama Subbagian Umum dan Keuangan mencakup penyiapan pelaksanaan administrasi persuratan, kearsipan, perlengkapan, kerumahtanggaan, keamanan, keprotokolan, hubungan masyarakat, pengelolaan perpustakaan, serta pengelolaan keuangan.
• Subbagian PTIP bertanggung jawab atas penyiapan pelaksanaan program dan anggaran, pengelolaan teknologi informasi dan data statistik, serta pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dokumentasi, dan kegiatan pelaporan.

Penjabaran uraian tugas subbagian yang ada di kesekretariatan pengadilan

Pengadilan Negeri dapat menjabarkan lebih lanjut uraian tugas Subbagian Kepegawaian dan Ortala di Pengadilan Negeri, antara lain:

• Pengelolaan administrasi dan arsip kepegawaian.
• Penyusunan DUK, daftar senioritas, dan formasi pegawai.
• Pengusulan pengangkatan, promosi, mutasi, penghargaan, dan pensiun PNS.
• Pengajuan dokumen kepegawaian seperti askes, karpeg, karis/karsu, dan taspen.
• Persiapan bahan dan pencatatan hasil rapat Baperjakat.
• Penyelenggaraan pengambilan sumpah/janji PNS dan pelantikan jabatan.
• Penyusunan SK kenaikan gaji berkala dan pernyataan jabatan aktif.
• Pengusulan kebutuhan formasi Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS).

Pengadilan Negeri juga dapat menjelaskan lebih rinci tugas Subbagian Umum dan Keuangan, seperti:

• Pengelolaan surat masuk dan keluar.
• Pengadaan barang operasional dan pengelolaan BMN.
• Administrasi persediaan serta pelaporan BMN secara berkala.
• Pemeliharaan fasilitas kantor sesuai anggaran.
• Koordinasi keamanan dan kebersihan lingkungan kantor.
• Pengelolaan administrasi perpustakaan.
• Penyusunan rencana kegiatan dan anggaran, baik tahun berjalan maupun berikutnya.
• Pemeriksaan dokumen SPP dan penerbitan SPM.
• Pelaksanaan tugas bendahara untuk dana PNBP dan APBN.
• Penyusunan laporan keuangan periodik.
• Penataan arsip dokumen penerimaan dan belanja negara.

Sementara itu, uraian tugas Subbagian Perencanaan, Teknologi Informasi, dan Pelaporan (PTIP) meliputi:

• Pelaksanaan perencanaan, program kerja, dan anggaran.
• Pengelolaan TI, data statistik, serta jaringan dan sistem informasi.
• Monitoring, evaluasi, dan pelaporan kegiatan serta realisasi anggaran.
• Penyusunan RKAKL, revisi DIPA, dan laporan kinerja (LKjIP).
• Sinkronisasi dan pengawasan SIPP dengan Mahkamah Agung RI.
• Pembaruan dan pengelolaan konten website resmi Pengadilan Negeri.

Standar Operasional Prosedur (SOP) Kesekretariatan

Setiap bagian Kesekretariatan Pengadilan Negeri melaksanakan tugas masing-maing sesuai dengan Standar  Operasional  Prosedur  (SOP)  yang telah ditetapkan. SOP adalah  dokumen  yang  berkaitan  dengan prosedur yang  dilakukan  secara  kronologis,  runtut  untuk menyelesaikan  atau  menjalankan  suatu  pekerjaan yang  bertujuan  untuk  memperoleh  hasil  kerja  yang  paling  efektif  dari  para  pekerja  dengan  biaya yang  serendah rendahnya  bahkan  tanpa  biaya  apapun.  SOP  biasanya  terdiri  dari  manfaat,  kapan dibuat  atau  direvisi,  metode  penulisan  prosedur,  serta  dilengkapi  oleh  bagan flowchart di  bagian akhir (Laksmi dan Budiantoro, 2008).¹

SOP  pada  dasarnya  adalah  pedoman  yang  berisi  prosedur-prosedur  operasional  standar yang ada di dalam organisasi. SOP digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemprosesan yang dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi telah berjalan efektif, konsisten, standar, dan sistematis.² Standar Operasional Prosedur mempunyai fungsi yang sangat penting dalam sebuah instansi. Sebelum seseorang terjun ke dunia kerja seorang pekerja harus mematuhi SOP yang diterapkan oleh instansi yang di tempati. Setiap instansi bagaimanapun bentuk dan jenisnya, membutuhkan sebuah Standar Operasional Prosedur untuk menjalankan tugas dan fungsi setiap elemen atau unit perusahaan.³

SOP digunakan untuk memastikan bahwa setiap keputusan, langkah atau tindakan, dan penggunaan fasilitas pemprosesan yang dilaksanakan oleh orang-orang di dalam suatu organisasi telah berjalan efektif, konsisten, standar, dan sistematis. Mengingat SOP menjadi sesuatu yang sangat penting  dalam pelaksanaan tugas Subbagian Kepegawaian dan Organisasi dan Tata Laksana (Ortala), Umum dan Keuangan, dan PTIP maka setiap pelaksaan tugas tidak boleh mengabaikan SOP yang telah diberlakukan.

Baca juga: Keterbukaan Informasi Publik

1. Iran dkk, Analisis Implementasi Standar Operasional Prosedur Layanan Administrasi Kepegawaian Pada Dinas Pendidikan Kepemudaan dan Olahraga kota Kendari, 2023, Jurnal Administrasi Pembangunan dan Kebijakan Publik, hal. 57, diakses dari https://journal.uho.ac.id/index.php/publica/article/view/537/197, pada tanggal 6 April 2025. ↩︎
2. Ibid, Hal. 57. ↩︎
3. Risa Aulia Rahmah, 2018, Standar Operasional Prosedur (SOP) Seksi Disiplin dan Pengembangan Aparatur Pada Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Kota Pariaman, hal. 1, diakses dari “http://scholar.unand.ac.id/34554/“, pada tanggal 6 April 2025. ↩︎

Dasar hukum:

PERMA Nomor 7 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kepaniteraan dan Kesekretariatan Peradilan